Diseño organizacional “augmentado”
Una propuesta para ampliar las capacidades organizacionales a través del uso de tecnología (a esto llamo “augmentar”)
Hace algún tiempo vengo coqueteando con la idea de organizaciones innovadoras y eficientes. La búsqueda de organizaciones ambidiestras (aquellas que pueden operar e innovar a la par) se topa con varios problemas recurrentes (entre otros):
- Intentar innovar (o ser disruptores) es una apuesta de alto riesgo; esto lleva a que se priorice la operativa. Esto deja atrás la innovación y a la larga complica la operativa.
- Burocracia: otro gran problema es la misma estructura organizacional; sus procesos y estructura que llevan a una desconexión de la operativa con la estrategia, dejando poco margen a adaptarse a los cambios del mercado… de nuevo nos topamos con la imposibilidad de innovar, y muchas veces hasta de producir debido al propio peso de la organización.
Un ejemplo que me gusta usar seguido es: ¿cuando idealizaban sus carreras profesionales, imaginaban pasar horas y horas atrás de una hoja de cálculo moviendo números? En mi experiencia, estos cálculos son necesarios, pero quitan tiempo, tiempo que se puede utilizar para navegar la complejidad humana. Siempre que puedo automatizar mis tareas logro un mayor acercamiento a los equipos y eso impacta positivamente en el desarrollo de los productos.
Definiciones
Me gustaría empezar con algunas definiciones antes de seguir para poder alinear algunos conceptos.
“Augmentado”
Me gusta jugar con esta palabra proveniente del “spanglish” la cual me permite hacer una asociación a la ampliación de capacidades humanas a través del uso de tecnologías.
Inteligencia Artificial (IA)
“Es la capacidad de un sistema informático de imitar funciones cognitivas humanas, como el aprendizaje y la solución de problemas.” — “¿Qué es la inteligencia artificial?”, Microsoft.
En particular, en este artículo vamos a estar viendo principalmente IA Generativas.
“La IA generativa usa modelos básicos, es decir, grandes modelos de IA, que pueden realizar varias tareas a la vez y realizar tareas listas para usar, como resúmenes, preguntas y respuestas, clasificación, etc. Además, al llevar a cabo una preparación mínima, los modelos de base se pueden adaptar a casos prácticos concretos con muy pocos datos de ejemplo.” — “Ejemplos de IA generativa”, Google.
Automatización con RPA
RPA siglas en inglés para Robotic Process Automation (en español: automatización robótica de procesos). Es una herramienta (o una suite) que permite automatizar la interacción con interfaces de sistemas informáticos. Este tipo de automatización permite ahorrar tiempo de pruebas, digitación y otros procesos.
Se puede implementar RPA en dos categorías distintas:
- Automatización asistida: “La automatización asistida le permite centrarse en el trabajo de mayor valor en su organización gracias a la automatización de actividades repetitivas y manuales relacionadas con la interacción con los clientes y a la imitación de acciones que realiza en el escritorio o navegador (por ejemplo, los clics del ratón) mediante la grabación y reproducción de estas acciones en tiempo real.”
- Automatización desasistida: “…la automatización desasistida no requiere que alguien se encuentre delante del ordenador. En cambio, los bots desasistidos hacen ellos mismos el trabajo mediante la grabación y reproducción de acciones.”
Pueden encontrar más información en ¿Qué es RPA? (Microsoft).
Diseño organizacional
“El diseño organizacional es un enfoque sistemático y holístico que orquesta todas las partes de una organización para lograr sus propósitos estratégicos definidos.” — “Las 3 Disciplinas de Valor” de Hiroshi Hiromoto, definición tomada de la European Organization Design Forum.
El caso de estudio
A modo de ejemplo práctico, en este artículo voy a estar analizando brevemente una organizacion cuya disciplina de valor se orienta a “Excelencia operacional”, un conjunto de herramietnas de diseño organizacional y estratégias de automatización para diseñar una organización con capacidades ampliadas para permitir al ser humano enfocarse en actividades de mayor valor.
“Las empresas que persiguen esta disciplina de valor se centran implacablemente en proporcionar a los clientes productos y servicios fiables a precios competitivos, suministrados con las mínimas dificultades o inconvenientes.” — “Las 3 Disciplinas de Valor”, artículo de Hiroshi Hiromoto
Liderando la transformación organizacional en la era de la IA
Vivimos una era de mercado global, donde las organizaciones buscan constantemente nuevas formas de optimizar sus procesos y mejorar su eficiencia; desconocer esto puede llevarnos al fracaso. Distintas herramientas salen al socorro en este sentido: IA, robótica, etc. Estas herramientas ofrecen la oportunidad de agilizar tareas repetitivas, reducir costos y liberar (recursos) humanos para actividades de mayor valor agregado.
Yo considero que tuvimos la suerte de nacer en la época de una revolución industrial, y digo suerte porque nos permite tomar cartas en el asunto. La inteligencia artificial está transformando el mundo que vivimos, por lo tanto la necesidad de un liderazgo efectivo y una gestión del cambio es vital.
La inteligencia artificial está transformando el mundo que vivimos, por lo tanto la necesidad de un liderazgo efectivo y una gestión del cambio es vital.
El poder de la IA actual es inmenso y esto nos puede llevar a pensar que debemos tener en cuenta que esta herramienta avanzada puede usarse como catalizador para la transformación organizacional. Esto va desde mejorar la experiencia del soporte a nuestros usuarios, como optimizar nuestras campañas de marketing, ventas, etc.
Pero no solo debemos tener en cuenta la ola de la IA, también podríamos “robotizar” nuestra cadena de suministro para que requiera la menor cantidad de intervención humana posible (procesos automatizados desatentidos).
Yendo un poco más allá, no solo la operativa se ve “augmentada”; la toma de decisiones basada en datos puede revolucionar la forma en la que planteamos nuestra estrategia .
Marco de trabajo
Para este análisis voy a usar un marco de diseño organizacional: The Star Model™ de Jay R. Galbraith (Modelo de Estrella). Este marco permite el diseño de una organización teniendo en cuenta cinco ejes que impactan la el comportamiento, interacciones, desempeño y hasta cultura organizacional.
Como segundo eje del análisis voy a usar un marco tomado del track AI Business Fundamentals, curso “Generative AI for business” de Datacamp. Este marco me permite definir el nivel de interacción humano-máquina.
- “Augmentar”: Completar partes de una tarea humana. Por ejemplo, generación de ideas para un nuevo producto y luego un humano elige la idea más adecuada.
- Co-crear: Humanos e IA colaboran, incluso entablan un diálogo, para generar un producto terminado (por ejemplo el asistente de Notion).
- Reemplazar: En este escenario la IA automatiza completamente una tarea, eliminando la necesidad de una intervención humana proactiva.
Aplicación
Para este artículo voy a utilizar una organización orientada a excelencia operacional. Este tipo de organizaciones buscan “proporcionar a los clientes productos y servicios fiables a precios competitivos, suministrados con las mínimas dificultades o inconvenientes.” (tomado del artículo “Las 3 Disciplinas de Valor”).
¿Cómo podemos empezar a diseñar una organización eficiente que permita entregar valor con mínimas dificultades y satisfacer la demanda (posiblemente) cambiante en un mercado competitivo?
Tomando en cuenta esta organización genérica que compite en excelencia operacional, poniendo en un eje las categorías del modelo estrella y en otro eje los niveles de interacción humano-máquina para así podríamos lograr una organización más eficiente y adaptable al cambio.
Estos son solo algunos de los ejemplos donde podemos automatizar ciertas tareas de nuestra organización, me gustaría ver en los comentarios otras ideas que puedan surgir para este tipo de organización.
Otro ejemplo de aplicación: DotBot Kids, es el canal que he creado a partir de los videos generados mediante IA generativa, cuyo proceso ha sido automatizado de principio a fin. A continuación queda reflejado cómo la estructura organizacional de DotBot Kids es ampliada mediante el uso de diferentes tecnologías como se puede ver este artículo.
Colaboración humano-máquina
Agrupando las tecnologías que hemos visto en “máquina” (para no cerrarnos a las que he expuesto anteriormente), esperamos poder mapear procesos y tareas (cómo seguimiento y comunicación de métricas, una fuente de ideas, procesos automáticos, etc).
El proceso a continuación es el que he estado refinando con la creación de DotBot Kids:
- Tomar una tarea que puede ser potencialmente automatizada.
- Entender y ganar control sobre el proceso manual.
- Automatizar una parte ¿qué esperamos lograr?
- ¿Se produjo una mejora en el ecosistema de métricas? Sí: tomar otra parte de la tarea (o flujo) y repetir. No: Analizar, ¿vale la pena seguir automatizando?, ¿se hizo correctamente?
Pensamientos finales (hasta ahora)
Este artículo es el puntapié a un análisis más profundo sobre el uso de herramientas como IA y robótica para mejorar la eficiencia y eficacia de nuestras organizaciones. No pretende quitar trabajo al ser humano, sino darnos la oportunidad de dedicarnos a tareas de mayor valor, así como también a disfrutar más de la vida reduciendo la “monotonía” y burocracia de las organizaciones.
Próximamente entraré en detalle qué y cómo automatizar bajo este marco, así como también el por qué de este cambio de paradigma. También estaré contactando referentes de la industria para tener su opinión.
¡Gracias Sebastian Ghelerman, Federico Kereki y Diego Fernandez por el feedback sobre el artículo!
Otras fuentes
- “Las 3 Disciplinas de Valor”, Hiroshi Hiromoto.
- ¿Qué es RPA?, Microsoft Power Automate.
- The Star Model™ de Jay R. Galbraith.
- AI Business Fundamentals de Datacamp.
- The economic potential of generative AI: The next productivity frontier, McKinsey.
- Podcast sobre Inteligencia Artificial aplicada
